Każdy, kto wdrażał nowy system IT w firmie, zna ten problem. Zarząd jest przekonany o słuszności decyzji, IT włożyło miesiące pracy w projekt, a pracownicy… nadal wolą stare rozwiązania. Otwierają używane wcześniej oprogramowanie zamiast nowego systemu, zapisują dane w notatnikach lub po prostu ignorują wdrożone narzędzie. Dlaczego tak się dzieje i jak przekonać pracowników do korzystania z nowego systemu? W tym artykule pokażemy sprawdzone metody, które pomagają w takich sytuacjach.
Wiele wdrożeń kończy się fiaskiem, bo firmy ignorują jeden kluczowy czynnik - czynnik ludzki. Nowy system, choć technologicznie zaawansowany, jest dla pracowników czymś nieznanym i kojarzy się z dodatkową pracą. Najczęstsze obawy to:
Efekt? Nowy system staje się dodatkiem, którego nikt nie chce używać. Firmy tracą pieniądze, a pracownicy wracają do ręcznych procesów. Na szczęście można temu zapobiec.
Najgorsze, co możesz zrobić, to narzucić zmiany bez konsultacji. Ludzie nie lubią, gdy coś jest im „wciskane” odgórnie. Jak przekonać pracowników, że nowy system to korzyść, a nie przymus? Włącz ich w proces już na etapie wyboru narzędzia. Zapytaj kluczowych użytkowników, jakie funkcje są dla nich ważne. Przeprowadź krótkie warsztaty, w których pracownicy będą mogli zgłosić swoje potrzeby. To prosty sposób na zbudowanie zaangażowania i uniknięcie oporu.
Nie mów: „Nowy system ma zaawansowaną integrację z ERP i automatyzuje workflow”. Pracownicy nie chcą technologii - chcą łatwiejszej pracy. Powiedz raczej: „Dzięki nowemu systemowi nie będziesz już musiał ręcznie przepisywać danych z Excela.” Albo: „Teraz zamówienia będą przetwarzane automatycznie, więc unikniesz błędów i nerwowych sytuacji”. Mów o efektach, nie o funkcjach.
Ludzie są sceptyczni wobec zmian, dopóki nie zobaczą, że naprawdę działają. Dlatego warto zacząć od wdrożenia funkcji, które dadzą natychmiastowy efekt. Może to być skrócenie czasu obsługi zamówienia o 30% albo zmniejszenie liczby błędów w fakturowaniu. Kiedy pracownicy zobaczą realne korzyści, chętniej będą korzystać z systemu.
Długie, nudne prezentacje i 50-stronicowe instrukcje? Zapomnij. Pracownicy nie mają na to czasu. Zamiast tego postaw na krótkie, interaktywne szkolenia: 15-30 minutowe sesje online, filmy instruktażowe czy szybkie warsztaty w małych grupach. Jeśli użytkownik może nauczyć się czegoś w pięć minut i od razu to zastosować, chętniej zacznie korzystać z systemu.
Ludzie lubią rywalizację i nagrody. Możesz to wykorzystać, organizując np. ranking użytkowników, którzy najszybciej przeszli szkolenie i zaczęli korzystać z systemu. Dobrym pomysłem jest też przyznawanie tytułu „Mistrza nowego systemu” dla najbardziej aktywnych użytkowników lub drobne nagrody dla zespołów, które najszybciej wdrożą nowy proces. To prosty sposób, by zamienić obowiązek w coś bardziej angażującego.
Nowe systemy IT często napotykają opór, bo użytkownicy nie wiedzą, do kogo zwrócić się w razie problemów. Jak przekonać pracowników do korzystania z systemu? Daj im pewność, że zawsze znajdą pomoc. Najlepiej, jeśli w firmie będzie osoba (np. tzw. superuser), która odpowiada na pytania i pomaga w pierwszych tygodniach. Możesz też stworzyć grupę na Slacku, Teamsie czy WhatsAppie, gdzie użytkownicy będą mogli szybko zgłaszać problemy i omawiać wyzwania, z jakimi się mierzą.
Wdrożenie nowego systemu IT nie musi kończyć się frustracją i powrotem do dawnych procesów. Jeśli podejdziesz do tego strategicznie i uwzględnisz potrzeby pracowników, masz szansę na sukces. Kluczem jest zaangażowanie ludzi od samego początku, komunikacja korzyści, szybkie efekty, krótkie szkolenia oraz zapewnienie realnego wsparcia. Wtedy nowy system stanie się narzędziem, które faktycznie pomaga, zamiast kolejnym obowiązkiem.
